【警告】人事データのCSV、そのまま生成AIにアップしていませんか？安全な業務効率化の最適解

人事・労務の仕事をしていると、なにかと名簿データ（CSV）を使って集計を作ったり、別用途に加工して使用したりすることが多いものです。例えば毎月の「毎月勤労統計調査」や、「健診申し込みデータ」などの資料作り……本当に手間がかかりますよね。こんな仕事、生成AIを使って「このCSVをパパッと集計して！」、「パパッと整形して！」と依頼したくなる人事・労務担当者も多いのではないでしょうか。

しかし、給与情報や勤怠のデータが入ったCSVを、そのままAIに読み込ませるのは実はかなり危険なんです。今回は、人事データを守りながら安全にAIを活用する「最適解」について解説します。

「名前と社員番号を消せばOK」という大きな勘違い

「個人が特定できなければいいんでしょ？名前と社員番号の列を削除してアップすれば安全だよね」 実はこれ、AIを活用し始めた人事担当者が陥りやすい一番の落とし穴です。名前と番号を消したところで、根本的な問題は全く解決していません。その理由は大きく3つあります。

① 「モザイク効果」による特定リスク

データの世界には「モザイク効果」という言葉があるそうです。一つ一つの項目は匿名でも、組み合わせることで「誰のことか」が分かってしまう現象です。

例えば、統計用のCSVに「部署：営業部」、「役職：課長」、「年齢：53歳」、「残業時間：45時間」、そして「基本給：〇〇万〇〇円」というデータが残っていたとします。 社内の人間が見れば、「この部署でこの条件なら、あの人しかいない」と一発で特定できてしまいますよね。結果として、1円単位の正確な給与額という超センシティブな情報が、特定の個人と結びついた状態で処理されることになります。

② 会社の「経営機密」を丸ごと外部に渡している

個人情報かどうか以前の問題として、自社の「給与水準」、「手当の体系」、「部署ごとの正確な労働時間」といった生データの塊は、会社にとって極めて重要な機密事項です。

これを、社内で正式に許可されていない外部のクラウドサービス（生成AI）に送信することは、重大な情報漏洩リスクであり、コンプライアンス違反に問われる可能性が非常に高い行為です。

③ AIの「学習データ」として吸収される恐怖

一般的な生成AI（無料版や標準設定のままのアカウント）は、ユーザーが入力したプロンプトやアップロードしたデータを、AI自身のモデル改善（学習）に利用することがあります。

もし自社の生データが学習に回されてしまったらどうなるでしょう。極端な話、全く関係のない第三者がAIに「〇〇業界のリアルな給与実態を教えて」と質問した際、自社のデータが回答のベースとして出力されてしまうリスクすらゼロではないのです。

セキュリティを守る最適解は「ツールを作らせる」

では、人事はAIを使えないのか？というと、全くそんなことはありません。実データをAIに渡すのではなく、「データ処理を自動化するツールをAIに作らせる」のが正解です。

例えば毎月勤労統計調査用の資料を出力させといなら、以下のような指示を出してAIにプログラムを書かせました。

VBA作ってください
毎月勤労統計調査用の集計データを作ります。

●Sheet1に集計用データを貼り付けてあります
●男女別に集計して、横方向に集計結果を表示してください
-「５（４）」：人数を集計
-「６」：”出勤日数”の集計
-「７（１）」：”出勤時間”の集計（０．５分以上は切り上げ、０．５分未満は切り下げ）
-「７（２）」：”普通残業時間”、”深夜残業時間”、”休出残業時間”、”休日出勤（法定内）時間”のすべてを集計（０．５分以上は切り上げ、０．５分未満は切り下げ）
-「８（１）」：列の名前が”支給”で始まる列すべての集計（÷１０００円で表示、小数点以下切り捨て）
-「８（２）”支給_普通残業”、”支給_深夜残業”、”支給_休出残業”、”支給_休出残業（法定内）”のすべての集計（÷１０００円で表示、小数点以下切り捨て）

完成したコードを自分のPC（ローカル環境）で実行するのです。

まとめ

機密データを一切外に出さずに、一瞬で面倒な集計作業が終わるようになります。毎月発生する定型業務なら、一度PythonやVBAのスクリプトを作ってしまえば翌月からは劇的にラクになりますよ！

皆さんも、データの取り扱いには十分注意しながら、安全で快適な「人事の自動化」を進めていきましょう！

タカボン